1. Inleiding

Integras Groep BV (hierna “wij” of “ons”) hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en zet zich in om jouw privacy te respecteren in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de richtlijnen van het Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants (ITAA).

Als accountantskantoor verwerken wij persoonsgegevens in het kader van onze diensten en wettelijke verplichtingen. Deze privacyverklaring verduidelijkt hoe wij jouw gegevens verzamelen, verwerken, bewaren en beschermen.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

📍 Integras Groep BV
📌 Ondernemingsnummer: BE0550.565.466
📌 ITAA-inschrijvingsnummer: 50.522.347
📍 Adres: Zagerijstraat 11 bus 2, 2960 Sint-Job-in-‘t-Goor
📧 E-mail: administratie@integras.be
📞 Telefoonnummer: +32 (0)3 314 95 50

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:

✅ Identificatiegegevens: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer, ondernemingsnummer, btw-nummer.
✅ Financiële gegevens: Bankrekeningnummer, facturatiegegevens, boekhoudkundige en fiscale gegevens.
✅ Juridische en fiscale gegevens: Fiscale fiches, contracten, overeenkomsten, sociale en fiscale verplichtingen.
✅ Communicatiegegevens: E-mails, brieven en andere correspondentie.
✅ Gegevens van derden: Personeel, medewerkers, aangestelden, klanten en leveranciers van onze cliënten.

Wij verkrijgen deze gegevens rechtstreeks van jou of uit openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, de Balanscentrale van de Nationale Bank van België en de belasting- of sociale administratie.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, gerechtvaardigde doeleinden:

📌 Uitvoering van onze accountancydiensten (overeenkomst):

• Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• Loonadministratie en sociale verplichtingen.
• Juridisch en financieel advies.

📌 Naleving van wettelijke verplichtingen:

• Boekhoudkundige en fiscale regelgeving.
• Anti-witwaswetgeving (Wet van 18 september 2017).
• Verplichtingen tegenover Belgische of buitenlandse overheden.

📌 Bescherming tegen fraude en witwaspraktijken (wettelijke verplichting):

• Identificatie van cliënten en uiteindelijke begunstigden.
• Verplichte meldingen aan bevoegde autoriteiten.

📌 Beheer van klantrelaties (gerechtvaardigd belang):

• Facturatie, betalingsbeheer en opvolging van dossiers.
• Communicatie over dienstverlening en wijzigingen in regelgeving.

📌 Marketing en direct prospectie (toestemming):

• Verzending van nieuwsbrieven en informatieve e-mails.
• Je kan je op elk moment uitschrijven via administratie@integras.be.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens zolang als nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en onze dienstverlening uit te voeren:

🗄️ Wettelijke bewaartermijnen:

• Boekhoudkundige en fiscale gegevens: min. 7 jaar (conform Belgische wetgeving).
• Anti-witwaswetgeving: 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie.
• Overige gegevens: afhankelijk van contractuele en wettelijke vereisten.

Na deze termijnen worden jouw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

6. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien noodzakelijk en in overeenstemming met de GDPR:

👨‍⚖️ Overheidsinstanties: FOD Financiën, ITAA, sociale zekerheid, rechtbanken.
📊 Softwareleveranciers en IT-dienstverleners: Wij gebruiken beveiligde platforms zoals [bijv. Billit, Exact Online].
👨‍💼 Externe dienstverleners: Advocaten, notarissen, bedrijfsrevisoren, gerechtsdeurwaarders.

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij gegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), maar enkel indien een passend beschermingsniveau wordt gegarandeerd.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang:

🔒 Versleuteling en beveiligde toegang.
🔑 Beperkte toegang voor geautoriseerd personeel.
🖥️ Regelmatige updates en beveiligingscontroles.
📄 Strikte overeenkomsten met verwerkers en derden.

8. Jouw rechten

Je hebt als betrokkene verschillende rechten volgens de GDPR:

✅ Recht op inzage: Opvragen welke gegevens wij verwerken.
✅ Recht op correctie: Onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
✅ Recht op verwijdering: Verzoek om gegevens te wissen, tenzij wettelijke bewaarplicht.
✅ Recht op beperking: Verwerking tijdelijk laten beperken.
✅ Recht op bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
✅ Recht op overdraagbaarheid: Jouw gegevens ontvangen in een gestructureerd formaat.
✅ Recht op klacht: Bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) als je vindt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken.

📌 Contact GBA:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel | 📞 +32 (0)2 274 48 00 | 📧 contact@apd-gba.be

Je kan je rechten uitoefenen door ons te contacteren via administratie@integras.be. Wij behandelen elk verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand.

9. Updates en wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen indien nodig. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.